l'email un ami qui vous veut du bien

L'email est devenu si banal que parfois nous oublions le principal ...

Le carrefour des échanges
La messagerie email est devenue le carrefour des échanges au sein de la sphère privé, l'entreprise en interne et en interaction avec son environnement (fournisseurs, clients,...) .
Les échanges postaux se rarifient, les faxs disparaissent ... et l'email devient petit à petit le support unique des échanges. ...
Sans pour cela que la mémoire des échanges ne soit toujours conservée. En effet qui réellement mène une politique d'archivage email...Le côté dématérialisé fait souvent oublié la valeur des choses.

Or, un email peut permettre de prouver en justice lorsque la loi admet la preuve par tout moyen : il devient un vecteur de force probante. Il peut aussi avoir une valeur de part son appartenance à une chaine d'échanges comme par exemple en tant qu'élément de tracabilité.

Missions
Ainsi, l'archivage des emails aura plusieurs missions :
- établir la preuve que l'entreprises a bien reçu telle instruction du client tout en la dégageant de toute suspicion.
- se conformer aux lois et règlements, notamment à tout ce qui a trait aux législations boursières, à l'obligation de continuité du secteur bancaire, aux obligations de conservation des opérateurs télécoms et aux réglementations sectorielles (agroalimentaire, pharmacie, etc.).
- pour assurer efficacement la traçabilité des différents processus qui transitent par une messagerie,
- et enfin il y a les bons mots, les bonnes blagues, les photos sympas, drôles, attendrissantes... pour notre mémoire, pour plus tard ...

L'archivage véritable
Mais archiver un email doit se faire dans certaines conditions pour éviter toute contestation :
Il faut l'archiver sur un support qui garantit son intégrité, avec un processus de non-répudiation : horodatage pour justifier de la date et heure de création et encore mieux chez un tiers de confiance, ni juge ni partie.
Et le coffre-fort électronique a toute son utilité !